Öffentliche Stellenausschreibung – 1 Sachbearbeiter/-in / Schreibkraft im Amtsleitersekretariat der Stadtkasse

21.09.2016 15:26 – 08.10.2016 00:00

Im Amtsleitersekretariat der Stadtkasse ist zum frühestmöglichen Termin eine Stelle als Sachbearbeiter/-in / Schreibkraft unbefristet zu besetzen.

Anforderungsprofil:

  • Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r
  • Mehrjährige Berufserfahrungen
  • Sichere Kenntnisse der Standard- und fachspezifischen Software, insbesondere im kommunalen HKR, Avviso, Textverarbeitung, Excel, Access-Tabellen
  • Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen sowie des Verwaltungsrechtes, Insolvenzordnung, OWiG, ThürGemHV, Abgabenordnung, ThürVwZVG, Dienstanweisung Stundung, Niederschlagung, Erlass
  • Sicherheit in Orthografie und Grammatik sowie sichere Kenntnisse der DIN 5008
  • Engagement, Flexibilität, Organisationsvermögen und ein souveränes, sicheres, verbindliches und freundliches Auftreten

 Das Aufgabengebiet umfasst:

1. Abwicklung der Retourmahnungen

  • Bearbeitung von Retourmahnungen aus den Mahnläufen der Abt. Buchhaltung, einschl. der buchhalterischen Absetzung der nicht berechtigten und im HKR2002 maschinell zum Soll gestellten MG und SZ
  • Verbuchung der Sollabgänge für Nebenforderungen der Abteilung Buchhaltung
  • Eigenverantwortliche Erstellung der Solllisten Personenkonten und der dazugehörigen Buchungsanordnungen sowie Zeichnung der sachlich – rechnerischen Richtigkeit zur Beiholung der Anordnungsbefugnis beim Abteilungsleiter Buchhaltung oder der Amtsleiterin
  • Freigabe der Buchungen in das Sachbuch (HÜL) sowie Kontrolle dessen anhand des Tagesabschlussprotokolls, ggf. Korrektur, Übergabe der Solllisten-Personenkonten sowie der entstandenen Buchungsbelege zur HÜL, unter Beachtung der Vorschriften der elektronischen Belegarchivierung und Sicherung der Aufbewahrungsfristen für die Originalbelege entsprechend ThürGemHV

2. Sachbearbeitung/Vordruckwesen/Schriftgutverwaltung

  • Durchsetzung und Fortschreibung der Schriftgutordnung der Stadtkasse
  • Entwurf von Vordrucken in Zusammenarbeit mit den Sachgebieten und Abteilungen der  Stadtkasse zur Rationalisierung und Effektivierung der Arbeitsorganisation
  • Verbesserung von bestehenden Vordrucken und Vorlagen bzw. deren Überarbeitung/Änderungen zwecks Anpassung an geänderte Geschäftsabläufe

3. Terminkoordinierungs- und Überwachungsaufgaben für die Amtsleitung sowie die Abteilungsleitung Buchhaltung

  • Planung und Koordinierung des Besucherverkehrs
  • Bestellung, Verwaltung sowie finanzielle Abrechnung des Büromaterials
  • Zusammenstellen, Registratur und Verfolgung von Mitzeichnungsrunden für allgemeine Vorlagen, Organisations-verfügungen, Dienstanweisungen, DBOB-Vorlagen u.a. einschl. der Vervielfältigung und Verteilung nach entsprechender Bestätigung
  • Erteilung mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten
  • Absicherung von Repräsentationsaufgaben

4. Sekretariatsaufgaben

  • Ausführen von Schreib- und anderen Büroarbeiten
  • Bearbeiten von Dienstausfallmeldungen und Führen der Nachweise für Krankheit u.a.
  • Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten der Stadtkasse
  • Schreibarbeiten nach Diktat, Tonträger bzw. nach Stichpunkten
  • Sicherung der Ablage sowie Fertigung von Protokollen bzw. Mitschriften zu Beratungen

5. Sonderaufgaben

Bewertung: E 8 TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 7. Oktober 2016

Hinweise:

  • Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise fügen Sie bitte den Bewerbungsunterlagen in Kopie bei.
  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Wenn Sie Ihrer Bewerbung einen frankierten und adressierten DIN A4-Briefumschlag beifügen, werden Ihnen Ihre Bewerbungs­unterlagen zurückgesandt, ansonsten werden sie nach Abschluss des Auswahlverfahrens ordnungsgemäß vernichtet.