Öffentliche Stellenausschreibung – 1 Sachbearbeiter/-in Allgemeine Verwaltung, befristet als Elternzeitvertretung

15.09.2017 10:28 – 30.09.2017 00:00

Im Garten- und Friedhofsamt ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen:

1 Sachbearbeiter/-in Allgemeine Verwaltung, befristet als Elternzeitvertretung

Anforderungsprofil:

  • Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder als Kaufmann/-frau für Büromanagement
  • Grundkenntnisse auf dem Gebiet des Arbeits- und Tarifrechts, des kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sowie des Vergaberechts
  • Anwendungsbereite Kenntnisse auf dem Gebiet der Arbeitssicherheit, des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie der Standard- und fachspezifischen Software
  • Freundliches, sicheres und korrektes Auftreten
  • Engagement, Teamfähigkeit, Koordinations- und Kommunikationsvermögen

(Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise fügen Sie den Bewerbungsunterlagen bitte in Kopie bei.)

Das Aufgabengebiet umfasst:

1. Verwaltung der Werkzeuge, Arbeits- und Arbeitsschutzkleidung, Arbeitsschutzmaterialien und Hilfsstoffe (Hautschutzmittel, Sanitär- und Reinigungsmittel etc.) für die gewerblichen Bereiche sowie Büromaterial und Verbrauchsmaterial des Amtes, insbesondere:

  • Erfassung und Bündelung der Bedarfe
  • Einholung von Angeboten sowie Vorbereitung der Auftragsauslösung
  • Wareneingangskontrolle, Prüfung von Lieferscheinen mit Rechnung, Rechnungsanweisung
  • Ausgabe der Materialien, Verwaltung und Kontrolle der Lagerbestände, Registrierung von Materialzu- und -abgängen
  • Führung der Trägerkartei für Arbeits- bzw. Arbeitsschutzkleidung (Prüfung der Mindesttragezeit vor Auslösen neuer Bestellungen lt. geltender Dienstanweisung)
  • Veranlassung von Reklamationen
  • Auslösen von Reinigungsaufträgen (Arbeits- bzw. Arbeitsschutzkleidung) im Bedarfsfall
  • Erstellen von Statistiken sowie Durchführung der jährlichen Inventur

2. Bearbeitung der Arbeitszeitnachweise der Mitarbeiter des Amtes, u. a.

  • Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeitkarten, Urlaubsscheine, Krankmeldungen, Zuschläge
  • Klärung von unklaren Sachverhalten mit den betreffenden Mitarbeitern bzw. dem Personal- und Organisationsamt

3. Abrechnung und Dokumentation von Verbrauchsdaten, u. a.

  • monatliche Meldung der Zählerstände von nachweispflichtiger Bürotechnik
  • Bearbeitung der Pendelkarten aus den Bereichen

4. Archivverwaltung/-verantwortung des Amtes

  • Archivierung und Abgabe von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen des Amtes an das Stadtarchiv gemäß Dienstanweisung
  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
  • Verwaltung des amtseigenen Archivs

5. Realisierung sonstiger Verwaltungsaufgaben, insbesondere

  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost der Abteilung
  • Ausführung von Schreibarbeiten und Erledigung zugehöriger Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen, etc.)
  • Ablage, Zuordnung und Kündigung von Pressematerial und Fachzeitschriften
  • Führen der Handkasse, Aktualisierung Raumbeschilderung sowie Erledigung von Kurierfahrten bei Bedarf

Bewertung: E 5 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 29.09.2017

Hinweise:

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Wenn Sie Ihrer Bewerbung einen frankierten und adressierten DIN A4-Briefumschlag beifügen, werden Ihnen Ihre Bewerbungs­unterlagen zurückgesandt, ansonsten werden sie nach Abschluss des Auswahlverfahrens ordnungsgemäß vernichtet.