Öffentliche Bekanntmachung über die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes zum Erwerb einer Dienstleistungskonzession zur Betreibung des Festzeltes zum Erfurter Oktoberfest 2018

12.01.2018 00:00 – 27.02.2018 00:00

Vergeben wird durch die Stadtverwaltung Erfurt als Konzessionsgeber eine Dienstleistungskonzession. Das bedeutet, der Konzessionsnehmer handelt auf eigenes Risiko und auf eigene Kosten. Eine Vergütung wird dem Konzessionsnehmer von dem Konzessionsgeber nicht gezahlt und der Konzessionsgeber erstattet dem Konzessionsnehmer keinerlei Kosten. Der Schwellenwert für eine europaweite Vergabe ist nicht erreicht. Ein europaweites Interesse an der Konzessionsvergabe besteht nicht. Das Thüringer Landesvergabegesetz ist auf die Vergabe der Dienstleistungskonzession nicht anwendbar. Ebenso finden die VOL/A Abschnitt 1 und die UVgO keine Anwendung.

Konz.-Nr. 01/18-41 – keine Ausschreibung nach VOL/A –

2. Gegenstand der Dienstleistungskonzession

Die Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung (im Folgenden Konzessionsgeber genannt), wird an ein Unternehmen das Exklusivrecht für die Betreibung des Festzeltes (Festzeltbetreiber) zum Erfurter Oktoberfest 2018 auf dem Domplatz, welches vom 21. September 2018 bis zum 7. Oktober 2018 stattfindet, auf eigene Kosten und eigenes Risiko vergeben. Das Erfurter Oktoberfest ist eine Veranstaltung nach Schaustellerart mit ca. 55 Schaustellergeschäften und einer Besucherzahl von ca. 750.000 Besuchern an 17 Veranstaltungstagen.  

Gesucht wird ein Unternehmen, das auf eigene Kosten und eigenes Risiko Folgendes realisiert:

2.1. Aufbau eines attraktives Festzeltes vorrangig mit den Maßen von 30 m Breite und 60 m Tiefe zuzüglich eines Anbauzeltes für die Küche von 5 m Breite und 30 m Tiefe sowie mit einem attraktiv gestalteten Hauptein- und -ausgangsbereich sowie einem zweiten Aus- und Eingangsbereich, wovon mindestens einer behindertengerecht gestaltet sein muss.
2.2. Dieses Festzelt darf auf der Fläche des Domplatzes nicht verankert bzw. befestigt werden, sondern muss statisch so berechnet sein, dass es selbsttragend ist.
2.3. Bereitstellung von Bühnenpodesten mit einer szenischen Fläche von mindestens 8 m x 6 m.
2.4. Gestellung einer dezentralen Beschallungsanlage und Lichtanlage für das Festzelt mit technischer Betreuung und Lautstärkenüberwachung bzw. elektronischer Limitierung.
2.5. Oktoberfesttypische Ausgestaltung des Festzeltes sowie des Biergartens und der vom Betreiber des Festzeltes eingebrachten Einrichtungen (z. B. Schänken, Imbissstände).
2.6. Einbringung sämtlicher für die Betreibung des Festzeltes nötigen Ausstattungs- und Einrichtungsgegenstände (z. B. Bierkrüge, Gläser, Barteile, Spülmaschinen für Krüge und Gläser, Regale).
2.7. Einbringung von sämtlichem Personal zur Durchführung des Betreibens des Festzeltes.
2.8. Bereitstellung von WC-Anlagen entsprechend den möglichen Besucherzahlen im Festzelt sowie Bereitstellung von Reinigungspersonal für die Unterhaltsreinigung der WC-Anlagen.
2.9. Reinigungsarbeiten während der Veranstaltungszeit im Festzelt.
2.10. Endreinigung der genutzten Fläche auf dem Domplatz nach vollständigem Abbau des Festzeltes.
2.11. Auf-/Abbau und Anschluss (Wasser, Abwasser, Strom) für sämtliche Einrichtungen, die der Betreiber des Festzeltes einbringt (z. B. Schänken, Imbissstände).
2.12. Verwendung von Mehrweggeschirr.
2.13. Am 21.09.2018 in der Zeit von 17:30 Uhr bis maximal 23:00 Uhr soll im Rahmen der Eröffnung des Erfurter Oktoberfestes 2018 ein Empfang für alle offiziellen Vertreter, z. B. der Stadt Erfurt, politische Mandatsträger, z. B. die Vertreter der Fraktionen im Erfurter Stadtrat, Vertreter der Medien, des City-Management Erfurt e. V., Sponsoren, Unterstützer und sonstige durch die Kulturdirektion eingeladene Gäste, die einen maßgeblichen Beitrag zur erfolgreichen Durchführung des Erfurter Oktoberfestes 2018 erbringen, stattfinden. In diesem Zusammenhang ist es notwendig, dass für ca. 50 bis 70 eingeladene Gäste entsprechende Plätze im Bereich der Empore reserviert sind und ein vollständiges Getränkesortiment mit alkoholischen Getränken (z. B. Bier, Spirituosen, Wein, Sekt) und nichtalkoholischen Getränken sowie ein Imbissangebot (z. B. Fingerfood) unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Dies ist auch personell durch ausreichendes Servicepersonal abzusichern. Eine Präsentation des Konzessionsnehmers bzw. auch seiner Partner, Lieferanten und sonstiger Beteiligter während des v. g. Empfangs ist grundsätzlich nach Ab- und Zustimmung des Konzessionsgebers möglich.

Dem zukünftigen Konzessionsnehmer wird die Verpflichtung auferlegt werden,

  • seine Mitarbeiter/innen nach den geltenden Tarifverträgen oder soweit diese fehlen nach dem gesetzlichen Mindestlohn bzw. entsprechend den für Leiharbeiter/innen vorgesehenen Vorschriften zu bezahlen und diese Verpflichtung auch seinen Unterauftragnehmern aufzuerlegen,
  • eine Haftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen für Personenschäden in Höhe von 4.000.000,00 EUR und für sonstige Schäden in Höhe von 2.500.000,00 EUR, insgesamt 6,5 Millionen EUR, abzuschließen. Die Versicherungssumme für Personenschäden muss pro Versicherungsjahr wenigstens 1-fach in voller Höhe zur Verfügung stehen und die Versicherungssumme für sonstige Schäden muss außerdem zusätzlich pro Versicherungsjahr 1-fach in voller Höhe zur Verfügung stehen.

Der zukünftige Konzessionsnehmer muss sämtliche Leistungen selbst bzw. mit seiner eigenen Firma erbringen.

Arbeitsgemeinschaften und der Einsatz von Unterauftragnehmern sind nur mit Zustimmung des Konzessionsgebers möglich. Dieses betrifft auch die Anmietung von Ton- und Lichttechnik und ist der Abteilung Märkte und Stadtfeste schriftlich zu benennen.

Die Mitglieder von Arbeitsgemeinschaften haften gesamtschuldnerisch.

Der Konzessionsnehmer, seine Mitarbeiter/innen sowie die von ihm eingesetzten Unterauftragnehmer müssen der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtig sein.

Die notwendigen öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Genehmigungen sind vom zukünftigen Konzessionsnehmer gesondert einzuholen, und er hat alle Gebühren und Auslagen diesbezüglich zu tragen.

3. Laufzeit der Dienstleistungskonzession

Die Dienstleistungskonzession, einschließlich des Auf- bzw. Abbaus, kann unter Berücksichtigung der folgenden Hinweise am 10.09.2018 beginnen und endet spätestens am 12.10.2018.

Veranstaltungszeitraum: 21.09.2018 – 07.10.2018

Folgende Veranstaltungs- und Ausschankzeiten bzw. Zeiten für das jeweilige Musikende sind festgelegt:

Datum

Veranstaltungszeiten

Ausschankzeiten (1)

Zeiten für das

Musikende (1)

Tabelle: Zeiten

21.09.2018

16:00 Uhr - 23:00 Uhr

16:00 Uhr - 22:45 Uhr

22:30 Uhr

22.09.2018

11:00 Uhr - 23:00 Uhr

11:00 Uhr - 22:45 Uhr

22:30 Uhr

23.09.2018

11:00 Uhr - 22:00 Uhr

11:00 Uhr - 21:45 Uhr

21:30 Uhr

24.09. – 27.09.2018

14:00 Uhr - 22:00 Uhr

14:00 Uhr - 21:45 Uhr

21:30 Uhr

28.09.2018

14:00 Uhr - 23:00 Uhr

14:00 Uhr - 22:45 Uhr

22:30 Uhr

29.09.2018

11:00 Uhr - 23:00 Uhr

11:00 Uhr - 22:45 Uhr

22:30 Uhr

30.09.2018

11:00 Uhr - 22:00 Uhr

11:00 Uhr - 21:45 Uhr

21:30 Uhr

01.10.2018

14:00 Uhr - 22:00 Uhr

14:00 Uhr - 21:45 Uhr

21:30 Uhr

02.10.2018

14:00 Uhr - 23:00 Uhr

14:00 Uhr - 22:45 Uhr

22:30 Uhr

03.10.2018

11:00 Uhr - 22:00Uhr

11:00 Uhr - 21:45 Uhr

21:30 Uhr

04.10.2018

14:00 Uhr - 22:00 Uhr

14:00 Uhr - 21:45 Uhr

21:30 Uhr

05.10.2018

14:00 Uhr - 23:00 Uhr

14:00 Uhr - 22:45 Uhr

22:30 Uhr

06.10.2018

11:00 Uhr - 23:00 Uhr

11:00 Uhr - 22:45 Uhr

22:30 Uhr

07.10.2018

11:00 Uhr - 22:00 Uhr

11:00 Uhr - 21:45 Uhr

21:30 Uhr

(1) diese festgelegten Zeiten sind die maximalen Zeiten.

Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten kann ein Aufbau des Zeltes bereits ab der 37. Kalenderwoche stattfinden, jedoch nur dann, wenn dieses Zelt zur unentgeltlichen Nutzung für die Durchführung des Cerealienmarktes und der Bistumswallfahrt zur Verfügung gestellt wird.

Sollte dies nicht gegeben sein, können die Aufbauarbeiten erst 5 Tage vor dem Beginn des Erfurter Oktoberfestes am 17.09.2018 beginnen und müssen am 21.09.2018 um 14:00 Uhr zur Bauabnahme abgeschlossen sein.

Die Abbauarbeiten sollten innerhalb von 3 Tagen nach Ende des Erfurter Oktoberfestes abgeschlossen sein. Bei Benötigung weiterer Tage für den Abbau (bis maximal 5 Tage  nach Veranstaltungsende) muss die Bewachung des Festzeltes einschließlich der Finanzierung durch den Betreiber organisiert werden.

4. Mit dem Angebot einzureichende Nachweise/Angaben (Eignungskriterien)

Der Bewerber muss nachweislich für die ordnungsgemäße Erfüllung der ausgeschriebenen Dienstleistungskonzession qualifiziert sein.

Zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit hat der Bewerber nachfolgende Nachweise und Angaben mit seinem Angebot vorzulegen:

4.1. Eigenerklärung des Bewerbers zu § 150 a Gewerbeordnung (GewO),
4.2. Führungszeugnis zur Vorlage bei einer deutschen Behörde – Belegart 0 (nicht älter als 3 Monate),
4.3. Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 6 Monate) bei eintragungspflichtigen Unternehmen,
4.4. Bescheinigung in Steuersachen vom zuständigen Finanzamt (Ausstellungsdatum 2018) – nur im Original gültig,
4.5. Nachweis über eine bestehende Haftpflichtversicherung in der vertraglich geforderten Höhe, siehe Punkt 3, oder die Zusicherung eines Versicherers, dass bei Erhalt der Dienstleistungskonzession eine solche Haftpflichtversicherung gewährt wird,
4.6. Nachweis von Referenzen, bei juristischen Personen des Vertretungsberechtigten, (tabellarisch) über die Durchführung von Gastronomiegroßveranstaltungen in gleicher Art und Größenordnung (z. B. nach Anzahl der Veranstaltungstage, Location – Innenstadt, mit wenigstens 5.000 Besuchern), Eigenerklärungen zu den geforderten Referenzen sind grundsätzlich ausreichend,
4.7. Nachweis über finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Jahresabschluss der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre).

Die einzureichenden Eignungsnachweise unterliegen nicht der Bewertung. Ihre Nicht- bzw. unvollständige Vorlage oder widersprüchliche Angaben führen zum Ausschluss aus dem Verfahren zur Suche eines Konzessionsnehmers.

Es werden nur die Angebote derjenigen Unternehmen gewertet, die alle Eignungsnachweise vollständig erbracht haben.

5. Weitere mit dem Angebot einzureichende Unterlagen

  • maßstabsgerechter Plan im Maßstab von 1:200 (mit Maßstabsbalken) des Festzeltes mit den entsprechenden Ein- und Ausgangsbereichen sowie aller weiteren Einbauten, z. B. Empore und Bühne
  • gut erkennbare Farbfotografien oder aussagekräftige Darstellungen, die der Realität entsprechen, u. a. des Festzeltes, insbesondere der attraktiven Ein- und  Ausgangsbereiche
  • Angaben über technische Leistungsfähigkeit (Quantität und Qualität des zur Verfügung gestellten Ausschankequipments, Ausschanktechnik) sowie zwingend entsprechend gute Farbfotografien, auf denen das einzusetzenden Ausschankequipment bzw. die einzusetzende Ausschanktechnik erkennbar sind
  • Selbsterklärung über die Verwendung von Mehrweggeschirr
  • Übersicht über alle geplanten inhaltlichen und künstlerischen Aktivitäten (Bühnenprogramm)
  • Organisationskonzept mit den Bestandteilen Ablaufkonzept, Auf- und Abbaukonzept einschließlich geplanter Zeiten sowie technische Realisierung sowie Benennung der verantwortlichen Ansprechpartner
  • Sanitärkonzept (Konzept zur Bereitstellung von ausreichenden Besuchertoiletten im Sinne des § 12 -Toilettenräume- der MVStättV)

Es ist zu beachten, dass kein Entgelt bei Nutzung der WC-Anlagen durch die Festzeltgäste durch den Konzessionsnehmer/Festzeltwirt erhoben werden darf.

Zuarbeit zum Gesamtsicherheitskonzept u. a. mit folgenden Bestandteilen:

  • Konzept zur sanitätsdienstlichen Absicherung – siehe § 41 MVStättV
  • Ordnungsdienstkonzept – siehe § 43 MVStättV – unter Beachtung folgender Festlegungen:

Gestellung eines Sicherheitsdienstes mit folgender Mindestanforderung:

  • während der Öffnungszeiten sind alle Ein- und Ausgänge doppelt zu besetzen, vorhandene Flucht- und Rettungswege einfach
  • Montag bis Donnerstag mindestens ab 16:00 Uhr 1 Streife mit 2 Mitarbeitern
  • Freitag, Samstag und am Feiertag mindestens ab 14:00 Uhr 2 Streifen mit jeweils 2 Mitarbeitern
  • im Zusammenhang mit der tatsächlichen Genehmigung bzw. dem Vertrag sind alle Aktivitäten im Festzelt aus sicherheitstechnischen Aspekten zu beurteilen und ein entsprechendes Ordnungsdienstkonzept der Abteilung Märkte und Stadtfeste zur Bestätigung einzureichen
  • Evakuierungskonzept

Beschallungskonzept mit folgenden Angaben:

  • Standort der Bühne im Festzelt mit Angabe der Ausrichtung
  • Art der eingesetzten Musikanlage unter Berücksichtigung der vorgegebenen technischen Parameter
  • Anordnung der Lautsprecher

Angaben zu den unterschiedlichen angebotenen Sorten Bier (Sortimentsvielfalt, u. a. nationale und internationale Biere, die angeboten werden sollen) und Angabe, an wie vielen Ausschankstätten die unterschiedlichen Biersorten angeboten werden sollen

verbindliche Angabe der Getränkeverkaufspreise, insbesondere auch des Bierpreises für ein Maß, unter Berücksichtigung, dass mindestens ein gängiges alkoholfreies Getränk zu einem wesentlich günstigeren Preis als die vergleichbare Menge Bier angeboten wird

Nachweis über einen festen Personalbestand

Strombedarf in kW und Anschluss in Ampere

Anzahl der Wasseranschlüsse und Anschlussgröße (z. B. ¾ Zoll)

Angaben zur Verwendung von  Gasanlagen mit entsprechender Begründung der Notwendigkeit

benötigte zusätzliche Fläche für Kühlfahrzeuge.

6. Aufgaben und wesentliche Verpflichtungen des Betreibers des Festzeltes, die auch Gegenstand des zu schließenden Vertragsverhältnisses mit der Stadt werden

  • Der Ausschank von sogenannten Alcopops ist nicht gestattet.
  • Auswahl (in Abstimmung mit dem Konzessionsgeber) und Bezahlung von ansprechenden und hochwertigen Kapellen und Bands für eine tägliche Musikunterhaltung im Festzelt, kein DJ, und Übernahme der hieraus resultierenden Nebengebühren/-kosten (z. B. GEMA, KSK).
  • Die Nebenkosten (z. B. Strom, Wasser) trägt der Betreiber des Festzeltes.
  • Die Standmiete einschließlich der Werbeumlage wird entsprechend den bestätigten Standgebühren mit dem Vertrag in Rechnung gestellt.
  • Zusätzliche Aktivitäten oder separate Veranstaltungsformate – auch außerhalb der festgesetzten und genehmigten Öffnungszeiten – sind im Vorfeld der Abteilung Märkte und Stadtfeste anzuzeigen.
  • Eintrittsgeld für das Festzelt darf nicht erhoben werden.

7. Fragen

Fragen zu den Unterlagen für die Abgabe eines Angebotes auf die Dienstleistungskonzession sind schriftlich an den Konzessionsgeber zu richten. Diese Auskünfte sind rechtzeitig zu beantragen.

8. Frist und Form für die Einreichung der Angebote für die Dienstleistungskonzession

Angebote einschließlich aller geforderten Unterlagen sind ausgefüllt und rechtsverbindlich unterschrieben schriftlich bis zum 26. Februar 2018 um 12:00 Uhr (Bewerbungsschluss) bei folgender Adresse einzureichen:

Stadtverwaltung Erfurt
Kulturdirektion, Abteilung Märkte und Stadtfeste
Benediktsplatz 1
99084 Erfurt.

Die Angebotsabgabe per Telefax oder E-Mail ist ausgeschlossen.

Die schriftlichen Angebote müssen in einem verschlossen Umschlag übersandt/abgegeben werden.

Dieser Umschlag ist mit folgenden Angaben zu beschriften:

  • Umschlag bitte nicht öffnen! Angebot der ausschreibenden Stelle unverzüglich weiterleiten!
  • Absender
  • Konz.-Nr.: 01/18-41
  • Maßnahme: Betreibung des Festzeltes zum Erfurter Oktoberfest für das Wirtschaftsjahr 2018 auf dem Domplatz
  • Leistung: Dienstleistungskonzession
  • Angebotsfrist: 26. Februar 2018, 12:00 Uhr

Bereits eingereichte Bewerbungen, die o. g. Angaben nicht enthalten, müssen bis zum o. g. Zeitpunkt ergänzt werden.

Wahrung der Bewerbungsfrist ist das Datum des Posteinganges bei der Stadtverwaltung Erfurt.


9. Die wesentlichen Vergabekriterien (Qualitätskriterien) sind wie folgt festgelegt:

9.1. Fachliche Eignung und Qualifikation
9.2. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
9.3. Ansprechendes und attraktives Unterhaltungsprogramm für unterschiedliche Zielgruppen
9.4. Gestaltung des Zeltes (außen speziell Eingangsbereich und Innengestaltung)
9.5. Verbraucher-, Familien-, Behinderten- und Umweltfreundlichkeit
9.6. Langjährige Erfahrung des Bewerbers, bei juristischen Personen des Vertretungsberechtigten, in der Ausrichtung und Bewirtung von mehrtägigen Gastronomiegroßveranstaltungen mit wenigstens 5.000 Besuchern einschließlich entsprechender Referenzen
9.7. Bewertung des/der zur Verfügung stehenden Ausschankequipments, Ausschanktechnik entsprechend der Quantität und Qualität sowie weiterführenden Equipments  
9.8. Ablaufkonzept, insbesondere des Auf- und Abbaukonzeptes
9.9. Beschallungskonzept
9.10. Sanitärkonzept
9.11. Zuarbeit zum Gesamtsicherheitskonzept

10. Mitteilung über Dienstleistungskonzessionserteilung

Der Bewerber, dem eine Konzession erteilt werden soll, wird voraussichtlich bis zum 3. April 2018 darüber informiert.

11. Rechtsmittelbelehrung

Rügen gegen das Verfahren zur Suche eines Konzessionsnehmers können schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer binnen 14 Tage geltend gemacht werden. Die Frist beginnt mit

  • Bekanntmachung der Rechtsverletzung, die aus der Bekanntmachung erkennbar ist,
  • und im Übrigen mit Kenntnis der Rechtsverletzung  des Unternehmens, das ein Angebot abgegeben hat.

Der Kenntnis ist gleichgestellt, wenn die Unternehmen die Rechtsverletzung bei der gebotenen Sorgfalt hätten erkennen können.

Die Unternehmen haben mit der Rüge darzulegen, in welchen Punkten sie sich in ihren Rechten verletzt sehen.

Im Übrigen ist der Zivilrechtsweg eröffnet.  

12. Weitere Hinweise

Der Konzessionär handelt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Er ist weder Vertreter noch Erfüllungsgehilfe der Landeshauptstadt Erfurt. Der Konzessionär trägt das volle wirtschaftliche Nutzungs- und Verwertungsrisiko.

Gegen etwaige Schadensersatzansprüche, die bei der Durchführung der Veranstaltung den Teilnehmern bzw. Dritten entstehen können, hat sich der Konzessionär ausreichend zu versichern.

Die Landeshauptstadt Erfurt ist von jeglicher Haftung freizustellen und übernimmt auch keine Haftung, dass die Veranstaltung tatsächlich und auf der benannten Fläche sowie zu dem angegebenen Termin stattfindet.

Eine Kostenbeteiligung der Landeshauptstadt Erfurt wird ausgeschlossen.

Eine Haftung als Folge von Ausfall oder Verkürzung des Erfurter Oktoberfestes wird vom Konzessionsgeber nicht übernommen.

Bei mehreren Bewerbungen entscheidet unter Ausschluss des Rechtsweges das nach den bekannt gemachten Kriterien beste Angebot.

Der Name des Festzeltbetreibers bzw. der entsprechenden Firma und ein Foto vom Festzelt werden in einer Teilnehmerliste im Internet auf www. erfurter-volksfeste.de veröffentlicht.