Öffentliche Stellenausschreibung – 3 Sachbearbeiter (m/w/d) Wahlhelfereinsatz, befristet für die Zeit vom 14.01.2019 bis 30.11.2019

10.01.2019 07:41 – 25.01.2019 24:00

Im Personal- und Organisationsamt sind zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen:
3 Sachbearbeiter (m/w/d) Wahlhelfereinsatz, befristet für die Zeit vom 14.01.2019 bis 30.11.2019

Anforderungsprofil:

1. Erforderlich sind:

  • Eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Kauffrau für Bürokommunikation

2. Wünschenswert sind:

  • Anwendungsbereite Kenntnisse auf dem Gebiet der Wahlgesetzgebung und zum Verwaltungsaufbau der Stadtverwaltung
  • Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und Bereitschaft zur Einarbeitung in fachspezifische Software
  • Gute Koordinierungs-, Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie hohe Belastbarkeit

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise fügen Sie den Bewerbungsunterlagen bitte in Kopie bei.

 

Das Aufgabengebiet umfasst:

1. Gewinnung von Wahlhelfern:

  • Erarbeitung von Anschreiben an Institutionen und Behörden
  • Bearbeitung von Schriftverkehr
  • Führen von Telefonaten mit Mitarbeitern, Bürgern und Institutionen
  • Gewinnung der Mitarbeiter und Bürger zur Mitarbeit im Wahlvorstand und für die Wahrnehmung von Funktionen im Wahlvorstand
  • Erteilung von Auskünften zur Tätigkeit als Wahlhelfer und zu den gültigen Entschädigungsregelungen

 

2. Organisation und Nachbereitung des Einsatzes der Wahlhelfer sowie Pflege des Wahlhelferbestandes:

  • Erfassen, verwalten und korrigieren des Wahlhelferbestandes mittels fachspezifischer Software
  • Zuteilung der Wahlhelfer auf die Wahlvorstände einschließlich Um- und Nachbesetzungen
  • Erstellung von Übersichten zum Wahlhelferbestand und zum Stand der Besetzung der Wahlvorstände
  • Erstellung und Versand der Berufungsschreiben
  • Zusammenstellung von Übersichten zur Freizeit- und Entschädigungsgewährung
  • Versand von Informationen zum Einsatz als Wahlhelfer an die Vorgesetzten innerhalb der Stadtverwaltung
  • Archivierung der im Rahmen der Tätigkeit bearbeiteten Wahlunterlagen

 

3. Planung und Organisation der Wahlhelferschulung

  • Zuteilung der Wahlhelfer zu Schulungsterminen je nach Funktion und flexible Nachbesetzung zu Schulungsterminen
  • Prüfung der Schulungsteilnahme

 

4. Bearbeitung von weiteren Aufgaben bei Wahlen, insbesondere:

  • Zusammenstellung von Wahlmaterialien für die Wahlvorstände
  • Unterstützung der Abteilung Statistik und Wahlen bei der Prüfung von Wahlniederschriften und bei der Ermittlung des Wahlergebnisses

 

5. Sonderaufgaben nach Weisung

Bewertung: E 7 TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 25.01.2019

Hinweise:

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir, von der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail abzusehen.
  • Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Abs. 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.
  • Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt, welches auf der Internetseite www.erfurt.de/stellen hinterlegt ist.