Öffentliche Stellenausschreibung: Sachbearbeiter (m/w/d) Information Rathaus

26.11.2019 14:09 – 06.01.2020 24:00

Im Bereich Oberbürgermeister ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen: Sachbearbeiter (m/w/d) Information Rathaus

Anforderungsprofil

1. Erforderlich sind:

  • eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder als Bürokaufmann/-frau
  • Sprachkenntnisse in Englisch (Level A2)

2. Wünschenswert sind:

  • umfassende Kenntnisse über die Organisationsstruktur und die Aufgaben der Stadtverwaltung sowie zum Arbeits- und Datenschutzrecht
  • eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • anwendungsbereite Kenntnisse der Standard- und fachspezifischen Software
  • Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, insbesondere des ASiG, des ArbSchG, des ThürDSG und der Richtlinien zur Gewährleistung der Arbeits- und Besuchersicherheit sowie bezüglich des Ortsrechtes und den Verwaltungsvorschriften der Stadtverwaltung
  • Selbstständigkeit, Initiative, Kundenorientierung sowie ein gutes mündliches Ausdrucksvermögen

 

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind den Bewerbungsunterlagen in Kopie beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise den Bewerbungsunterlagen beizulegen.

Aufgabengebiet

1. Regelung des Besucherverkehrs im Rathaus und Information der Besucher zu Zuständigkeiten innerhalb der Stadtverwaltung sowie  bezüglich der Erreichbarkeit von Ämtern und Institutionen, insbesondere

  • Erteilen von Auskünften über den Dienstbetrieb, die Sprechstunden und den Telefonservice der Ämter und Institutionen der Stadtverwaltung
  • Erteilung von Informationen zu Organisationen und Einrichtungen im Stadtgebiet, welche nicht zur Stadtverwaltung gehören

2. Verwaltung von Schlüsseln, insbesondere

  • Annahme und Ausgabe von Schlüsseln des Rathauses sowie von städtischen Einrichtungen in Rathausnähe
  • Durchführung der Schlüsselverwaltung im Rahmen von Vollstreckungsmaßnahmen der Stadtkasse

3. Gewährleistung von Ordnung und Sicherheit im Rathaus, insbesondere

  • Durchführung von Kontrollgängen im Rathaus (tags, nachts, am Wochenende und an Feiertagen)
  • Einleitung von Maßnahmen bei außergewöhnlichen Ereignissen auf der Grundlage von Checklisten
  • Überwachung des Betriebszustandes der technischen Anlagen und Einleitung von Maßnahmen bei Normabweichungen

4. Dokumentation aller eingehenden Informationen zu relevanten Sachverhalten und Aktivitäten im Stadtgebiet; gegebenenfalls Weiterleitung an die Verantwortlichen sowie Entscheidung über die Einbindung von Leitungs- und Rufbereitschaftsdiensten außerhalb von Dienst- und Öffnungszeiten

5. Wahrnehmung von verwaltungsübergreifenden Aufgaben und von Aufgaben zur Dienstorganisation der Informationsstelle im Rathaus, insbesondere

  • Erstellung von Dienstplänen für die Informationsstelle (schichtbezogen)
  • Aktualisierung von Dokumenten (Organisationsplanung der Stadtverwaltung, Checklisten für außergewöhnliche Ereignisse etc.)
  • Betreuung des zentralen Internetpostfachs der Stadtverwaltung durch Entgegennahme und Weiterleitung der Post entsprechend dem Zuständigkeitsbereich in der Stadtverwaltung

6. Wahrnehmung von Sonderaufgaben auf Weisung

Die Wahrnehmung der übertragenen Tätigkeiten bedingt die Teilnahme an Schichtarbeiten und an Wochenend- und Feiertagsdiensten.

Bewertung und Bewerbungsfrist

Bewertung: E 6 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 06.01.2020

Hinweise

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen, bitten wir von der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail abzusehen.
  • Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Abs. 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.
  • Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt.