Öffentliche Stellenausschreibung: Hauptsachbearbeiter (m/w/d) Friedhofsverwaltung

22.07.2020 10:31 – 19.08.2020 24:00

Im Garten- und Friedhofsamt ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen: Hauptsachbearbeiter (m/w/d) Friedhofsverwaltung

Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

  • Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. der abgeschlossene Fortbildungslehrgang 1 (FL 1)  oder der Abschluss als Verwaltungsbetriebswirt/-in (VWA) bzw. Betriebswirt/-in (VWA)

2. Wünschenswert sind:

  • anwendungsbereite Kenntnisse des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, des Vergabe- und Vertragsrechts, im Bereich des Friedhofs- und Bestattungswesens  sowie der Standard- und fachspezifischen Software
  • Kenntnis der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, insbesondere BGB, ThürGemHV, VOL, Personenstandsgesetz, Thüringer Bestattungsgesetz, DIN EN 15017, Ortsrecht (insbesondere Friedhofs- und Friedhofsgebührensatzung, Preisordnung des Bestattungsinstitutes)
  • ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, Eigeninitiative, Kundenorientierung, Teamfähigkeit, eine hohe Beweglichkeit des Denkens sowie die Fähigkeit zur zielbewussten Gesprächsführung
  • Einfühlungsvermögen (pietätvolles Handeln entsprechend individueller Situationen) sowie fachlich und persönlich sicheres Auftreten gegenüber Dritten

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind den Bewerbungsunterlagen in Kopie beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise den Bewerbungsunterlagen beizulegen.

Aufgabengebiet

1. Wahrnehmung von Anleitungs- und Koordinierungsaufgaben, insbesondere

  • fachliche Anleitung der zugeordneten Mitarbeiter 
  • Koordinierung der Arbeitsabläufe und Arbeitsschwerpunkte im Aufgabengebiet sowie Überwachung der qualitäts- und termingerechten Aufgabenerfüllung
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Klärung grundlegender organisatorischer und fachlicher Fragen sowie Unterstützung der Sachgebietsleitung bei der Umsetzung gesetzlicher Neuerungen sowie bei der Sicherstellung der datenschutzrechtlichen Anforderungen im Aufgabengebiet
  • Erstellung von Zuarbeiten im Rahmen der Erarbeitung von Satzungsänderungen sowie von Stellungnahmen zu Bürgerbeschwerden

2. Bearbeitung von schwierigen Einzelfällen, insbesondere

  • Durchführung von Recherchen bei unklaren Verhältnissen zu Grabnutzungsrechten (u. a. Grabbücher, Grabkarteien, archivierter Schriftverkehr, Urkundenvergleich) gegebenenfalls Nacherfassungen u. a. zur Ermittlung von Erben, Grabeigentümern, etc.
  • Bearbeitung von Sonderfragen, wie z. B. Teilung oder Zusammenlegung von Grabstätten, mögliche Maßnahmen laut Aktenlage prüfen, entscheiden und in die Datenbank einarbeiten
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Bearbeitung von Widerspruchsverfahren

3. Bearbeitung von Grabstättenangelegenheiten, u. a.

  • Beratung von Bürgern zu Grabstättenangelegenheiten (Grabarten, Nutzungsrechte, etc.)
  • Erfassung und Fortschreibung von Daten zu historischen Grabanlagen
  • Verwaltung bestehender Legatsverträge, Erteilung von Aufträgen zur Grabpflege sowie Verwaltung und Bewirtschaftung des zur Verfügung stehenden Budgets
  • Bearbeitung von Kriegsgräberangelegenheiten, Fortschreibung der Grabakten, Erfassung der jährlichen Zuschüsse des Bundes sowie Erteilung von Auskünften
  • Erstellung jährlicher Grabnutzungsinformationen (Fristende, Nutzungsverlängerungen, etc.) in Form öffentlicher amtlicher Bekanntmachungen und persönlicher Anschreiben; Rückinformationen zusammenstellen, Auftragserstellung für die zuständigen Reviere
  • Bearbeitung von Anträgen auf Nachforschungen einschließlich Rechnungslegung

4. Führung und inhaltliche Weiterentwicklung der Branchensoftware FIM (Friedhofs-Informations-Management-System) für alle Grabanlagen des Hauptfriedhofes und der Ortsteilfriedhöfe, u. a.

  • inhaltliche Weiterentwicklung der Software in Zusammenarbeit mit der KDV und Verantwortlichen der Softwarefirma, u. a. Optimierung bestehender Module, Test von neuen Versionen und Updates sowie Implementierung neuer Module
  • administrative Führung und Kontrolle des Gesamtdatenbestandes sowie Klärung von Differenzen und Erarbeitung von Vorgaben zur Datenerfassung (Aktualisierung, Pflege und Fortschreibung aller relevanten Stammdaten zu Grabanlagen)
  • Erteilung von Auskünften, Erarbeitung von Statistiken und Auswertungen
  • Einweisung von Mitarbeitern

5. Durchführung von Ausschreibungs- und Beschaffungsverfahren sowie Bearbeitung der Haushaltsangelegenheiten der Abteilung, insbesondere

  • Erstellung der Leistungsbeschreibung sowie des Leistungsverzeichnisses
  • Erstellung der Verdingungsunterlagen
  • Prüfung und Bewertung der Angebote sowie Erarbeitung eines Vergabevorschlages
  • Erstellung der Vertragsunterlagen
  • Erfassung und Auslösung von Beschaffungsaufträgen, Zuordnung der Ausgaben auf die Kostenstellen und Kostenträger
  • Rechnungsbearbeitung; Archivierung
  • Führung der Haushaltsüberwachungslisten für die der Abteilung zugeordneten Haushaltsstellen

6. Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung

Bewertung und Bewerbungsfrist

Bewertung:

Beschäftigte: E 9a TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

Beamte: A 8 BesO des ThürBesG (Besoldungsordnung des Thüringer Besoldungsgesetzes)
Bei dem o. g. Dienstposten handelt es sich um einen Beförderungsdienstposten auf den – nach Feststellung der Bewährung nach § 36 Thüringer Laufbahngesetz – ohne weitere Auswahlentscheidung eine Beförderung in das Amt eines/einer Stadthauptsekretärs/ Stadthauptsekretärin (BesGr. A 8 des ThürBesG) möglich ist. Beamtinnen und Beamte statusgleicher Ämter können sich ebenfalls auf den o. g. Dienstposten bewerben.

Bewerbungsfrist: 19. August 2020

Hinweise

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir von der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail abzusehen.
  • Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.
  • Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt.