Öffentliche Stellenausschreibung: Sachbearbeiter (m/w/d) Verwaltung

09.09.2020 09:38 – 07.10.2020 24:00

Im Thüringer Zoopark ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen: Sachbearbeiter (m/w/d) Verwaltung

Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

  • eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf

2. Wünschenswert sind:

  • einschlägige Verwaltungskenntnisse (insbesondere zum Aufbau und zur Funktionsweise der Stadtverwaltung sowie verwaltungsinterne Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe innerhalb des Thüringer Zooparks)
  • Sicherheit in Orthografie und Grammatik sowie ein ausgeprägter Sprach- und Schreibstil
  • anwendungsbereite Kenntnisse in der Projektarbeit sowie der Standard- und fachspezifischen Software
  • einschlägige englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (CEFR Level B2)
  • Sorgfalt, Selbstständigkeit, Verantwortungsbereitschaft, zielbewusste Gesprächsführung, schriftliches Ausdrucksvermögen

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind den Bewerbungsunterlagen in Kopie beizufügen. Sollten Sie die erforderlichen Nachweise nicht erbringen führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Dies gilt auch für interne Bewerber.

Aufgabengebiet

1. Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben im Bereich der 1. Werkleitung, der Zoologie und der Zooschule, insbesondere:

  • Bearbeitung von Besucheranfragen sowie Beratung und Abstimmung zu den jeweiligen Angeboten (insbesondere zu Angeboten der Zooschule, Führungen, Kindergeburtstagen etc.)
  • Entgegennahme und Bearbeitung von einfachen Beschwerden und Reklamationen
  • Bearbeitung der Einsatzplanung der Honorarkräfte (Zooschule, Führungen, Ferienspiele, sonstige Veranstaltungen) in Zusammenarbeit mit dem Zoopädagogen
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Vorbereitung, Erstellung und Gestaltung der Schulungsunterlagen für die Honorarkräfte sowie Wahrnehmung von Aufgaben im Rahmen von Unterrichtsvorbereitungen
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Katalogisierung, Archivierung und Erweiterung des Bestands an Exponaten in der Zooschule und der Zoobibliothek
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Beschaffung, Erfassung und Pflege der Daten in den verschiedenen deutschen und englischen (internationalen) Datenbanken des Thüringer Zooparks
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Erstellung und Aktualisierung von Besucherinformationen aller Art (u. a. Schaukästen, Aufsteller)
  • Erstellung von Kasseninformationen für Zooschulveranstaltungen
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben an Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Vorbereitung und Aktualisierung der Internetpräsenz nach Vorgabe sowie Pflege des Profils des Thüringer Zooparks
  • Durchführung von Recherchen zu diversen Themen im Auftrag der Zoodirektorin sowie Aufbereitung und Bereitstellung der Unterlagen
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben im Rahmen von Projektarbeit

2. Bearbeitung von sonstigen Verwaltungsaufgaben im Bereich der 1. Werkleitung, insbesondere:

  • Ablage laufender Dokumente nach Sachzusammenhängen und Zuständigkeiten
  • Registrierung und Versendung von Eingangsbestätigungen bei sonstigen Beschwerden
  • Bearbeitung des Flyer-Versands – Zooschule
  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen in Zusammenarbeit mit den Abteilungen
  • Verwaltung der Archive der Zoodirektorin, Zooschule und Zoologie sowie ausgewählten Social-Media-Sites

3. Terminkoordinierung sowie Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten für die 1. Werkleitung, insbesondere:

  • Planung, Koordinierung und Überwachung der Termine für die Zoodirektorin
  • Organisation des Besucherservices und Führung der Wiedervorlage
  • Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu Sprechzeiten
  • Bearbeitung des ausgehenden Schriftverkehrs
  • organisatorische Vorbereitung von Beratungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen
  • Ausführung von Schreibarbeiten und zugehörigen Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen usw.)
  • Anfertigung von Beratungsprotokollen bzw. Mitschriften
  • Koordinierung von Unterschriftsvorgängen und sonstigen Zuarbeiten
  • Koordinierung von Vervielfältigungsarbeiten
  • Bearbeitung von KSD-Vorlagen nach Weisung

4. Wahrnehmung von sonstigen Aufgaben, insbesondere:

  • Wahrnehmung der Vertretung der Stelle 92.00.0000.030
  • Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung

Bewertung und Bewerbungsfrist

Bewertung: E 6 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 7. Oktober 2020

Hinweise

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir von der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail abzusehen.
  • Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.
  • Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt.