Öffentliche Stellenausschreibung: Sachbearbeiter (m/w/d) Debitorenbuchhaltung und Mahnwesen

15.09.2020 08:05 – 06.10.2020 24:00

In der Stadtkasse ist zum 01.01.2021 folgende Stelle zu besetzen:
Sachbearbeiter (m/w/d) Debitorenbuchhaltung und Mahnwesen

Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder
  • mit nachgewiesenen buchhalterischen Kenntnissen und Erfahrungen eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

2. Wünschenswert sind:

  • anwendungsbereite Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, der Buchführung in Kameralistik und Doppik sowie im Steuer- und Abgabenrecht, anwendungsbereite Kenntnisse der Standard- und fachspezifischen Software (u. a. HKR, avviso)
  • Kenntnis der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, insbesondere Thüringer Kommunalordnung, Thüringer Gemeindehaushaltsverordnung, ThürGemHV-Doppik, ThürVwZVG, ThürVwKostG, Thüringer Kommunalabgabengesetz, Abgabenordnung, Bürgerliches Gesetzbuch, Insolvenzordnung, Gesetz über Ordnungswidrigkeiten, Thüringer Datenschutzgesetz, Ortsrecht und Verwaltungsvorschriften der Stadtverwaltung
  • eine sorgfältige, selbständige und schnelle Arbeitsweise, Teamfähigkeit sowie physische und psychische Belastbarkeit

 

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind den Bewerbungsunterlagen in Kopie beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise den Bewerbungsunterlagen beizulegen.

Aufgabengebiet

1. Debitorenbuchhaltung im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen laut Geschäftsverteilung, insbesondere

  • Sicherung der tagfertigen Buchung aller Zahlungseingänge in Personen- und Sachkonten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sowie unter Beachtung der haushalts- und kassenrechtlichen Regelungen der Thüringer Gemeindehaushaltsverordnung
  • Vorprüfung und Kontierung der Zahlungseingänge laut Bankauszug des jeweiligen Geschäftskontos und Sicherstellung der fälligkeitsgenauen Vereinnahmung im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
  • Durchführung notwendiger Recherchen bei fehlendem Zahlungsgrund (Kassenzeichen, Haushaltsstelle usw.) und Veranlassung von Bankanfragen beim kontoführenden Kreditinstitut zur Kontaktaufnahme mit dem Einzahler
  • Entscheidung zur temporären Buchung nicht zuordenbarer Zahlungseingänge in Verwahrkonten einschließlich Überwachung und Einleitung von Folgemaßnahmen zur kassenwirksamen Vereinnahmung im städtischen Haushalt
  • Annahme und Buchung von Schecks
  • Führung des Kontogegenbuches je Zahlweg und revisionssichere Dokumentation der Anfangs- und Endbestände unter Berücksichtigung der Schwebeposten
  • Erstellen des Tagesabschlusses für den bearbeiteten Zahlweg einschließlich Zeitbuchabstimmung
  • Aufklärung von Buchungsdifferenzen und Durchführung notwendiger Korrekturbuchungen einschließlich der Anfertigung von revisionssicheren Aktennotizen

2. Wahrnehmung der Haushalts- und Kassenüberwachung, insbesondere

  • Entgegennahme und Kontrolle der formellen Richtigkeit der Kassenanordnungen einschließlich der Solllisten-Personenkonten unter Beachtung der haushalts- und kassenrechtlichen Grundsätze und Bestimmungen der einschlägigen Dienstanweisungen
  • Durchführung der endgültigen Freigabe der Sollbuchungen in den Haushaltsstellen
  • kontinuierliche Überwachung von Haushaltsstellen und Personenkonten der betreuten Fachämter sowie Ermittlung von Buchungsdifferenzen
  • Beratung und fachliche Anleitung der Ämter zur Bereinigung festgestellter Differenzen
  • Kontrolle und Abgleich der Solllisten-Personenkonten hinsichtlich nicht fälligkeitsgenauer Sollbuchungen und eigenverantwortliche Durchführung gezielter Ist-Umbuchungen als Basis des fälligkeitskonformen Forderungsausgleiches
  • Kontrolle und Ausführung von inneren Verrechnungen und Umbuchungen
  • Bearbeitung von Vorschuss- und Verwahrkonten einschließlich Überwachung der Realisierung zur kassenwirksamen Vereinnahmung in Personen- und Sachkonten
  • Vorbereitung und Durchführung von Jahresabschlussbuchungen

3. Zentrale Mahnungsbearbeitung sowie Festsetzung und Erlass von Nebenforderungen, insbesondere

  • Vorbereitung der zentralen Zahlungserinnerungs- und Mahnläufe laut Terminplan durch Abgleich der Mahndatei und Veranlassung zur Bereinigung etwaiger Differenzen
  • Durchführung des MESO96-Check via Abgleich des Einwohnermelderegisters mit der Mahndatei aus der Finanzsoftware zur Vorab-Stammdatenbereinigung von fehlerhaften Adressdaten für Erfurter Schuldner
  • Bearbeitung von fernmündlichen und schriftlichen Anfragen und Widersprüchen der Zahlungspflichtigen nach den Mahnläufen und Erledigung der Korrespondenz
  • zentrale Mahnungsrücklaufbearbeitung und Stammdatenbereinigung
  • Bearbeitung von Anträgen auf Erlass der Nebenforderungen im Mahn- und Vollstreckungsverfahren
  • Bearbeitung der Festsetzung von städtischen Nebenforderungen
  • buchhalterische Abwicklung zur Festsetzung, zum Erlass und zur Ausbuchung von Nebenforderungen unter Beachtung der geltenden Dienst- und Arbeitsanweisungen durch Erstellung von Annahme- und Annahmeabsetzungsanordnungen und Solllisten Personenkonten einschließlich deren Freigabe in der Finanzsoftware
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben hinsichtlich der Bearbeitung von Widersprüchen gegen Mahnungen, Festsetzungs- und Erlassbescheide von Nebenforderungen und der Abgabe von Widerspruchsverfahren an das Thüringer Landesverwaltungsamt

4. Sicherung des Forderungseinzuges und Bearbeitung von Aufrechnungen, insbesondere

  • termingerechte Bearbeitung eingehender SEPA-Lastschriftmandate sowie Aktualisierung von Bankverbindungsdaten aus Änderungsmitteilungen der Zahlungspflichtigen
  • Prüfung der Hebelisten in Vorbereitung der zentralen Lastschriftläufe
  • Bearbeitung von Rücklastschriften einschließlich Löschung der Bankverbindungsdaten
  • Sicherstellung der vollständigen Aufrechnung von festgestellten Guthaben mit überfälligen Haupt- und Nebenforderungen des identischen Schuldners/ Erstattungsgläubigers sowie Durchführung der Umbuchungen innerhalb der Personenkonten
  • Erstellung der Aufrechnungserklärungen an den Zahlungspflichtigen
  • Bearbeitung von Widersprüchen gegen Aufrechnungserklärungen
  • Bearbeitung von Guthabenerstattungen einschließlich schriftlicher Information der Zahlungspflichtigen, Erstellung der Erstattungsanordnungen und Zeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
  • Bearbeitung von steuerlichen Unbedenklichkeitsbescheinigungen einschließlich Festsetzung der Verwaltungsgebühren gemäß der Verwaltungskostensatzung der Stadtverwaltung Erfurt
  • Anfertigung von Einzahlungsübersichten, Forderungsaufstellungen und Kontoauszügen auf Anforderung des Zahlungspflichtigen einschließlich Festsetzung der Verwaltungsgebühren gemäß der Verwaltungskostensatzung der Stadtverwaltung Erfurt

5. Sonstige Aufgaben, insbesondere

  • Schuldnerberatung und Auskunftserteilung während der Sprech- und Öffnungszeiten
  • Sicherstellung der ordnungsgemäßen und vollständigen Archivierung von Beleggut und Kassenanordnungen
  • Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung

Bewertung und Bewerbungsfrist

Bewertung: E 7 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 06. Oktober 2020

Hinweise

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir von der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail abzusehen.
  • Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.
  • Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt.