Öffentliche Stellenausschreibung: Sachbearbeiter (m/w/d) Beteiligungsmanagement

02.06.2021 14:07 – 30.06.2021 24:00

Im Dezernat 02, Finanzen und Wirtschaft ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen: Sachbearbeiter (m/w/d) Beteiligungsmanagement

Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau, als Kaufmann/-frau für Büro-kommunikation, als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung

2. Wünschenswert sind:

  • anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Standard- und fachspezifischen Software
  • Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, speziell des kommunalen Haushalts- sowie Gesellschaftsrechts, des Ortsrechts und der Verwaltungsvorschriften der Stadtverwaltung Erfurt
  • Sicherheit in Orthographie und Grammatik
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Initiative, Selbständigkeit, Planungsvermögen, Selbstkontrolle sowie Sorgfalt

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind den Bewerbungsunterlagen in Kopie beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise den Bewerbungsunterlagen beizulegen.

Aufgabengebiet

1. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für den Bereich Beteiligungsmanagement, insbesondere:

  • Planung, Koordinierung und Überwachung der Termine des Beteiligungsmanagements
  • Führung der Wiedervorlage einschließlich Kontrolle der Wiedervorlagetermine
  • Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu Sprechzeiten
  • Sichtung von Sitzungsprotokollen (DBOB, Ausschüsse und Stadtratssitzungen) Weiterleitung von Presseanfragen gemäß Festlegung sowie Bündelung der Zuarbeiten für die termingerechte Weitergabe

2. Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten, insbesondere:

  • Bestellen und Verwalten des Büro- und Arbeitsmaterials
  • Verwaltung der stofflichen und elektronischen Korrespondenz (Eingang, Ausgang, Umlauf), insb. Bearbeiten der Ausgangspost – diese versandfertig aufbereiten bzw. einscannen
  • Erfassung und Verteilung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs gemäß Festlegungen
  • Ausführung von Schreibarbeiten und zugehörigen Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen usw.)
  • Ablage des Schriftgutes gemäß Aktenordnung und dem für das Amt geltenden Aktenplan einschließlich Archivierung entsprechend der sachlichen und zeitlichen Vorgaben
  • Anfertigung von Beratungsprotokollen bzw. -mitschriften
  • Koordinierung der zeitweiligen Raumnutzung im Amt sowie Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe der Schlüssel
  • Koordinierung von Unterschriftsvorgängen und sonstigen Zuarbeiten unter Berücksichtigung terminlicher Vorgaben
  • Koordinierung von Vervielfältigungsarbeiten
  • Organisation der Umläufe zu verwaltungsinternen und amtlichen Informationen und juristischen Schriften
  • Erledigung notwendiger Botendienste

3. Pflege und Fortschreibung der Stammdaten der Beteiligungssoftware und Durchführung des Akten- und Dokumentenmanagements, u. a.:

  • Bearbeitung und Pflege der Stammdaten der Unternehmen
  • Sicherstellung der Akten- und Unternehmensdokumentation und Führung der Verwaltungsakten
  • Archivierung von Unterlagen
  • Sicherstellung des Dokumentenmanagement im KSD

4. Wahrnehmung von Teilaufgaben bei der Haushaltsplanung und -überwachung für das Beteiligungsmanagements, wie zum Beispiel:

  • Mitwirkung bei der Haushaltsplanung für das Beteiligungsmanagement
  • Überwachung der Haushaltsstellen mit Verfügungsberechtigung für das Beteiligungsmanagements
  • Buchung im Haushaltskassensystem

5. Mitwirkung an der Bearbeitung von übertragenen Aufgabenstellungen der Beteiligungsverwaltung und des Beteiligungscontrollings, u. a.:

  • Mitwirkung beim Aufbau und der Fortschreibung eines zentralen Vertragsmanagements für Vorstands- und Geschäftsführerverträge
  • Mitarbeit bei der Vorbereitung und Ausführung von kommunalen Gremienbeschlüssen
  • Mitarbeit an der Erstellung des jährlichen Beteiligungsberichtes

6. Sonstige Aufgaben, insbesondere:

  • Vertretung des Vorzimmers des Beigeordneten
  • Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung
  • Erstellung von Informationsmaterialien zum Beteiligungsmanagement

Bewertung und Bewerbungsfrist

Bewertung: E 6 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 30. Juni 2021

Hinweise

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir von der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail abzusehen.
  • Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.
  • Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt.