Öffentliche Stellenausschreibung: Sachbearbeiter (m/w/d) Archiv/Verwaltung/Arbeitssicherheit, befristet bis 31.12.2024

13.10.2021 13:01 – 12.11.2021 24:00

Im Tiefbau- und Verkehrsamt ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen: Sachbearbeiter (m/w/d) Archiv/Verwaltung/Arbeitssicherheit, befristet bis 31.12.2024
(Die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist gegebenenfalls möglich.)

Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

2. Wünschenswert sind:

  • einschlägige Verwaltungskenntnisse sowie Grundkenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
  • anwendungsbereite Kenntnisse auf den Gebieten Archivwesen, Arbeitsschutz, Brandschutz und Arbeitssicherheit sowie hinsichtlich der Standard- und fachspezifischen Software
  • Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
  • eine selbstständige Arbeitsweise verbunden mit einer adäquaten Eigeninitiative und Auffassungsgabe, die Fähigkeit qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse zu erzielen sowie eine hohe Beweglichkeit des Denkens, ein teamorientiertes Verhalten verbunden mit einer kollegialen und effektiven Zusammenarbeit sowie eine angemessene Belastbarkeit

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind den Bewerbungsunterlagen in Kopie beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert die erforderlichen Nachweise den Bewerbungsunterlagen beizulegen.

Aufgabengebiet

1. Wahrnehmung von Aufgaben der Schriftgutverwaltung und der Archivbetreuung des Amtes, insbesondere

  • Sichtung und Prüfung auf Archivwürdigkeit von vorhandenen sowie zu archivierenden Schriftgut
  • Annahme von Akten und Vergabe von Registernummern
  • Führung des Archivverzeichnisses und sonstigen erforderlichen Übersichten sowie Erstellung von Ablieferungsverzeichnissen
  • Sicherung der Aktenablage entsprechend der Aufbewahrungsfristen und Durchführung von Bestandsrevisionen
  • Ausgabe und Rücknahme von archivierten Unterlagen/Akten
  • Vorbereitung der Aussonderung und Anbietung von Archivgut an das Stadtarchiv
  • Archivalientransporte organisieren und unterstützen bzw. den Transport selbst durchführen
  • Vorbereitung und Abwicklung der Vernichtung von nicht archivwürdigem Schriftgut und Beständen

2. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen bei der Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Aktenführungsstandards im Dokumentenmanagementsystem

3. Bereinigung von Altakten und -beständen sowie Vorbereitung und Begleitung des Umzugs des Tiefbau- und Verkehrsamtes für den Archivbereich, insbesondere

  • Koordinierung der Überprüfung von Altbeständen mit den aktenführenden Stellen innerhalb des Amtes, unter anderem
    • Bereinigung der Altaktenbestände und gegebenenfalls Digitalisierung
    • Prüfung der Archivwürdigkeit oder gegebenenfalls Aussonderung
  • Wahrnehmung von Teilaufgaben bei gegebenenfalls erforderlichen Ausschreibungen von Leistungen
  • Vorbereitung und Abwicklung der Vernichtung
  • Vorbereitung des Transports der Archivbestände
  • Einlagerung der Archivbestände im neuen Objekt und Sicherstellung der Einhaltung der Archivordnung

4. Wahrnehmung von Aufgaben als Sicherheitsbeauftragter/der Arbeitssicherheit für das Tiefbau- und Verkehrsamt, insbesondere

  • Mitwirkung bei der Erstellung und Aktualisierung des Evakuierungsplanes und von Gefährdungsbeurteilungen
  • Mitwirkung bei regelmäßiger Einweisung und Belehrung von (neuen) Mitarbeitern zum Thema Arbeitsschutz/-sicherheit, Brandschutz etc.
  • Mitwirkung und Koordination bei der Durchführungen von Übungen entsprechend des Evakuierungsplanes
  • Mitwirkung und Durchführung von Arbeitsstättenbegehungen

5. Wahrnehmung von sonstigen Aufgaben, insbesondere

  • Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für das Sachgebiet Finanzen, unter anderem
    • Pflege und Laufendhaltung der amtsinternen Finanzdatenbank
    • laufende Bewirtschaftung und Überwachung der Einnahme- und Ausgabehaushaltsstellen des Amtes im Vertretungsfall
  • Wahrnehmung der Vertretung des Abteilungssekretariats im Bereich Postein- und -ausgang sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben

Bewertung und Bewerbungsfrist

Neben dieser anspruchsvollen und interessanten Tätigkeit bieten wir Ihnen:

  • eine intensive Unterstützung bei der Einarbeitung
  • 30 Tage Erholungsurlaub pro Kalenderjahr bei einer Kalenderwoche mit fünf Arbeitstagen
  • einen Anspruch auf Jahressonderzahlung
  • eine leistungsorientierte Bezahlung gemäß § 18 TVöD
  • eine betriebliche Altersvorsorge in der Zusatzversorgungskasse
  • die Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
  • ein ermäßigtes Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Job-Ticket)
  • ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit von Telearbeit
  • Bildungsfreistellung gemäß dem Thüringer Bildungsfreistellungsgesetz
  • diverse Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • gesundheitsfördernde und gesundheitserhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements

Bewertung: E 6 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)

Bewerbungsfrist: 12. November 2021

Hinweise

  • Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
  • Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen bitten wir von der Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail abzusehen.
  • Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.
  • Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt.