Aufruf zum Teilnahmewettbewerb zur Vergabe einer Konzession „Vermarktung der Ausstellungsflächen und Sponsorengewinnung für die Hauptversammlung des Deutschen Städtetages 2021“

23.12.2019 09:00 – 22.01.2020 24:00

Das Amt für Wirtschaftsförderung beabsichtigt im ersten Quartal 2020 folgende Freiberufliche Leistung zu vergeben:

1. Ausgangssituation

Die Stadt Erfurt wird vom 26. April 2021 bis zum 29. April 2021 Gastgeberstadt für die Hauptver­sammlung des Deutschen Städtetages sein. An dieser Veranstaltung werden rund 1.300 Vertreter aus den Mitgliedstädten des Deutschen Städtetages teilnehmen. Veranstaltungsort wird die Messe Erfurt sein.

Im Rahmen der Hauptversammlung können verschiedene Unternehmen als Aussteller und/oder Sponsor in den folgenden Bereichen mitwirken:

Messe Erfurt GmbH, Gothaer Straße 34, 99094 Erfurt

a) Foyer Messehalle 1 – Erdgeschoss für die allgemeine Ausstellung (Ausstellungsfläche: 1.170 qm) – Anlage 1 und 2

und

b) Foyer Messehalle 1 – 1. OG für die Aussteller mit Cateringangebot (Ausstellungsfläche: 557 qm ) – Anlage 3 und 4

2. Gegenstand der Konzession

Die Stadt Erfurt (Konzessionsgeberin) räumt dem Konzessionsnehmer für die vom 26. April 2021 bis zum 29. April 2021 stattfindende Veranstaltung „Hauptversammlung des Deutschen Städtetages 2021“ die exklusive Konzession ein, die Ausstellungsflächen in der Messe Erfurt in seinem eigenen Namen und auf eigene Rechnung zu vermarkten.

Mit der Erteilung der Konzession ist die Aufgabe verbunden, Sponsoren für die vorgenannte Veranstaltung zu gewinnen. Der Konzessionsnehmer hat der Konzessionsgeberin in diesem Zusammenhang Sponsoring-Einnahmen in Höhe von mindestens 300.000 Euro (netto) zu garantieren.

3. Verfahren

Die Vergabe der Konzession erfolgt durch die Stadt Erfurt, vertreten durch den Oberbürgermeister.

Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist auf die Vergabe der vorliegenden Konzession nicht anwendbar, da der gesetzliche Schwellenwert gemäß § 106 Absatz 2 Nr. 4 GWB nicht erreicht wird. Demnach findet auch die Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV) keine Anwendung. Das Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürVgG) sowie die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ist ebenfalls nicht anzuwenden.

Um die Konzession gleichwohl in einem fairen und transparenten Wettbewerb zu vergeben, wird ein gestuftes Verfahren durchgeführt, das sich in die folgenden Stufen gliedert:

  • Vorgeschalteter Teilnahmewettbewerb (Stufe 1) in Form dieser Ausschreibung, Veröffentlicht am 23.12.2019 auf www.erfurt.de
  • Verhandlungs- und Bieterverfahren (Stufe 2)

In der Stufe 1 werden zunächst die geeigneten Bewerber für das Verhandlungs- und Bieterverfahren ausgewählt. Es werden höchstens drei Bewerber ausgewählt. Die Auswahl erfolgt in den folgenden Schritten:

  1. Die Stadt Erfurt prüft, ob der Teilnehmerantrag alle geforderten Anlagen und Unterlagen (vgl. dazu nachfolgend Abschnitt 4 „Teilnahmeantrag/Unterlagen“) enthält.
    Fehlende Angaben/Unterlagen sind auf Anforderung der Stadt Erfurt innerhalb einer Frist von fünf Kalendertagen nachzureichen. Ein Anspruch darauf, dass die Stadt Erfurt fehlende Unterlagen nachfordert, besteht für das gesamte Verfahren nicht. Teilnahmeanträge, die auch bei Ablauf dieser Nachfrist unvollständig sind, werden für das weitere Verfahren nicht berücksichtigt.
  2. Die Stadt Erfurt prüft, ob der Bewerber nach den von ihm gemachten Angaben und eingereichten Unterlagen grundsätzlich geeignet erscheint, die mit der Konzession verbundenen Leistungen durchzuführen. Soweit sich ein Bewerber zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und/oder seiner technischen/operativen Leistungsfähigkeit auf die Fähigkeiten und Kapazitäten anderer, ggf. verbundener, Unternehmen bezieht und insoweit für diese die geforderten Nachweise vorlegt, hat er auf Verlangen der Stadt Erfurt innerhalb von fünf Kalendertagen nachzuweisen, dass ihm bei Erteilung der Konzession die Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen.
  3. Überschreitet die Zahl grundsätzlich geeigneter Bewerber die Anzahl von drei Bewerbern, die für das Verhandlungs- und Bieterverfahren ausgewählt werden sollen, wird eine differenzierte Eignungsprüfung zur Reduzierung des Bewerberkreises vorgenommen. In diesem Fall werden die Angaben und Unterlagen der Bewerber zu ihren bisherigen Referenzen geprüft. Demnach nehmen diejenigen drei Bewerber am Verhandlungs- und Bieterverfahren teil, die nach den vorgelegten Angaben und Unterlagen zu ihren Referenzen im Vergleich zu ihren Mitbewerbern zur Erbringung der Konzessionsleistungen besonders geeignet erscheinen, weil sie vergleichbare Projekte bereits erfolgreich durchgeführt haben.

In der Stufe 2 erhalten die teilnehmenden Bewerber die Bieterunterlagen, verbunden mit der Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Vertragsangebotes. Das weitere Verfahren wird in der Aufforderung zur Angebotsabgabe näher beschrieben.

Zuschlagskriterium in Stufe 2 ist die Höhe der von dem Bewerber garantierten Sponsoring-Einnahmen.

4. Teilnahmeantrag/Unterlagen

Der Antrag auf Teilnahme ist schriftlich, in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Nicht öffnen! Teilnahmeantrag Konzession Hauptversammlung Städtetag 2021, bis zum 22.01.2020 an die

Stadtverwaltung Erfurt
Amt für Wirtschaftsförderung
Fischmarkt 11
99084 Erfurt

zu richten.

Teilnahmeanträge, die nach diesem Datum eingehen, werden für das weitere Verfahren nicht mehr berücksichtigt.

Dem Teilnahmeantrag sind die folgenden Unterlagen beizufügen:

  • Schriftliche Unternehmensdarstellung/Unternehmensprofil
  • Handelsregisterauszug, nicht älter als drei Monate oder gleichwertige Bescheinigung eines zuständigen Gerichts bzw. einer zuständigen Behörde des Heimatlandes (soweit erforderlich in beglaubigter Übersetzung)
  • Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der UVgO vorliegen
  • Nachweis über die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Jahresabschluss der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre)
  • Darstellung vergleichbarer Referenzprojekte (mindestens eins) unter Benennung des Auftrag-/ Konzessionsgebers mit Kontaktdaten und des Umfangs sowie des finanziellen Volumens der Leistungen
  • Führungszeugnis zur Vorlage bei einer deutschen Behörde – Belegart 0 (nicht älter als drei Monate)
  • Auszug aus dem Schuldnerverzeichnis des zentralen Vollstreckungsgerichtes (Auskünfte über Einträge können über das Vollstreckungsportal eingeholt werden – www.vollstreckungs­portal.de)
  • Nachweis über eine bestehende Haftpflichtversicherung in der vertraglich geforderten Höhe oder die Zusicherung eines Versicherers, dass bei Erhalt der Dienstleistungskonzession eine solche Haftpflichtversicherung gewährt wird.

Sind die Eignungsnachweise unvollständig oder gibt es widersprüchlichen Angaben, führt dies zum Ausschluss aus dem Verfahren zur Suche eines Konzessionsnehmers.

Es werden nur die Angebote derjenigen Unternehmen gewertet, die alle Eignungsnachweise vollständig erbracht haben.

Bewerbergemeinschaften sind nicht zugelassen.