Öffentliche Stellenausschreibung: Sachbearbeiter (m/w/d) Sitzungsdienst

1. Erforderlich sind:

• die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, der abgeschlossene Fortbildungslehrgang I (FL I) oder der Abschluss als Verwaltungsbetriebswirt/-in (VWA) bzw. Betriebswirt/-in (VWA)
• Fahrerlaubnis Klasse B (bitte Nachweis beifügen)

2. Wünschenswert sind:

• anwendungsbereite Kenntnisse zum Verwaltungsaufbau und den politischen Gremien
• gefestigte Kenntnisse der DIN 5008 sowie Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und mit der fachspezifischen DV-Programm KSD
• die Fähigkeit Sachverhalte aus Sitzungen präzise zu protokollieren sowie ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
• qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse sowie eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
• eine gute Auffassungsgabe, eine flexible Denkweise sowie ein sicheres, freundliches und korrektes Auftreten und eine teamorientierte Verhaltensweise
• ein ausgeprägtes Maß an Flexibilität, Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortung sowie die Bereitschaft zur Arbeit auch über die normale Rahmendienstzeit hinaus

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

1. Die Geschäftsführung des Sitzungsdienstes gemäß Geschäftsverteilungsplan, insbesondere:

• Erstellung, Weiterleitung und Koordinierung von Drucksachen im KSD-Programm
• Vorbereitung von Sitzungen, Erstellen von Einladungen und Festsetzung der jeweiligen Tagesordnungen in Abstimmung mit dem zuständigen Referenten und Vorsitzenden des Gremiums sowie Bereitstellen der Sitzungsunterlagen

2. Begleitung der Sitzungsdurchführung und Nachbereitung der Sitzung, insbesondere:

• Formulieren von Festlegungs- und Wortprotokollen, insbesondere die Selektion von entscheidungsrelevanten Beratungsinhalten
• Auslösung, Überwachung und Kontrolle von Beschlüssen und Festlegungen aus Gremien
• Vorbereitung der Veröffentlichung von Niederschriften, Tagesordnungen, Beschlüssen und Satzungen

3. Abrechnung des Sitzungsgeldes für Ausschuss-, Stadtrats- und Fraktionssitzungen

4. Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung

• eine intensive Unterstützung bei der Einarbeitung
• 30 Tage Erholungsurlaub
• vermögenswirksame Leistungen
• ein ermäßigtes Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Job-Ticket)
• Bildungsfreistellung gemäß Thüringer Bildungsfreistellungsgesetz
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• gesundheitsfördernde und gesundheitserhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements

Bewertung:

Beschäftigte: E 8 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)

Beamte: A 8 BesO des ThürBesG (Besoldungsordnung des Thüringer Besoldungsgesetzes)

Bei dem o.g. Dienstposten handelt es sich um einen Beförderungsdienstposten auf den –  nach Feststellung der Bewährung nach § 36 Thüringer Laufbahngesetz – ohne weitere Auswahlentscheidung eine Beförderung bis in das Amt eines Stadthauptsekretärs / einer Stadthauptsekretärin (BesGr. A 8 BesO des ThürBesG) möglich ist. Beamtinnen und Beamte statusgleicher Ämter können sich ebenfalls auf die o.g. Dienstposten bewerben.

Bewerbungsfrist: 03. Mai 2024

• Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
• Sollten Sie keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung haben, senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf nachfolgender Webseite "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren (Merkblatt zum Datenschutz)".