Öffentliche Stellenausschreibung: Sachbearbeiter (m/w/d) Sitzungsdienst, befristet als Elternzeitvertretung

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Der Bereich Oberbürgermeister – immer auf dem Laufenden darüber, was gerade in der Landeshauptstadt Erfurt Stadtgespräch ist. Hier werden Anliegen des Stadtrates und der Verwaltung bearbeitet, Sitzungen begleitet und Entscheidungen protokolliert. Hierin eingeschlossen sind sämtliche, die Verwaltung der Landeshauptstadt Erfurt berührenden Themenbereichen, wie Digitalisierung, Sicherheit, Umwelt, Sport, Bau und Verkehr, Jugend, Gesundheit sowie Kultur und Stadtentwicklung. Sie wollen mittendrin sein, im Stadtrat, in den Ausschüssen und in der Verwaltung? Dann kommen Sie in den Bereich Oberbürgermeister, hier ist kein Tag wie der andere, keine Aufgabe gleich und die Kolleginnen und Kollegen freuen sich auf Ihre Unterstützung!

Das Aufgabengebiet umfasst u. a. die Wahrnehmung von Aufgaben der Geschäftsführung des Sitzungsdienstes. Dies beinhaltet im Wesentlichen die Erstellung, Weiterleitung und Koordinierung von Drucksachen im KSD sowie die Vorbereitung von Sitzungen, d. h. die Erstellung und fristgerechte Versendung von Einladungen, die Festsetzung der Tagesordnung in Abstimmung mit dem Referenten bzw. Vorsitzenden des Gremiums, die Einholung erforderlicher Unterschriften sowie die Zusammenstellung und Kontrolle der bereitgestellten Sitzungsunterlagen. Des Weiteren sind Sie für die Begleitung der Sitzungsdurchführung und die Nachbereitung verantwortlich. In diesem Zusammenhang erstellen Sie die Protokolle, bereiten die Veröffentlichung von Niederschriften Tagesordnungen, Beschlüssen und Satzungen vor und holen Genehmigungen der Rechtsaufsichtsbehörde ein. Schließlich umfasst Ihr Verantwortungsbereich die Abrechnung des Sitzungsgeldes für Ausschuss-, Stadtrats- und Fraktionssitzungen.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder
• den abgeschlossenen Fortbildungslehrgang I (FL I) oder
• den Abschluss als Verwaltungsbetriebswirt/-in (VWA) bzw. Betriebswirt/-in (VWA)

Weiterhin wichtig sind uns:

• Fahrerlaubnis der Klasse B
• anwendungsbereite Kenntnisse zum Verwaltungsaufbau und den politischen Gremien sowie der Standardsoftware und Bereitschaft zur Einarbeitung in die fachspezifische Software
• die Fähigkeit qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse zu erzielen, eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative, eine ausgeprägte Auffassungsgabe sowie flexible Denkweise, die Fähigkeit zur Zusammenarbeit und einem damit einhergehenden teamorientierten Arbeiten sowie ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Bewertung:

E 8 TVöD  (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

• Auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung (m/w/d) in der Sprache wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit in unserer Ausschreibung verzichtet.
• Die Stadt Erfurt sieht sich der Vielfalt verpflichtet, engagiert sich für Chancengleichheit und fördert Integration und Inklusion. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung oder geschlechtlicher Identität.
• Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.
• Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
• Sollten keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung bestehen, sind die Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt zu senden. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Wir bitten um Beachtung der Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website „Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren“ (www.erfurt.de/ef139794), sowie „Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren Ausbildung“ (www.erfurt.de/ef139942) einsehbar sind.

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle wenden Sie sich an: Herr Vogt, Tel.: 0361 655 1018

Ihre Ansprechpartnerin im Personal- und Organisationsamt ist: Frau Rether, Tel. 0361 655 1446